• Все, что нужно знать бизнесу об архивном хранении документов

    Архивное хранение документов – мероприятие, подчиняющееся целому ряду нормативных правил, многие из которых установлены на законодательном уровне. Так, к примеру, обязанность хранить «первичку» для юридических лиц закреплена в п.1 ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом п.3 той же нормы возлагает ответственность за организацию данного мероприятия на руководителя компании.

    В свою очередь более детально порядок хранения документов бухучета описан уже в «Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности». И это только то, что касается бухгалтерских документов! А ведь есть еще и кадровые, срок хранения многих из которых вообще исчисляется десятилетиями. Есть и другие бумаги, нуждающиеся в длительном хранении. Причем, за несоблюдение установленных законом требований компания и (или) ее руководитель вполне могут быть привлечены к административной ответственности. И суммы штрафов в данном случае весьма внушительны.

    А это значит, что хранение документов – не такое простое, как может показаться на первый взгляд, мероприятие. Конечно, существуют положение об архивном деле, подробно регламентирующее порядок его осуществления, но его изучение, а также обеспечение соблюдения всех содержащихся там норм и требований – мероприятие, которое потребует от бизнеса немалых вложений.

    Благо, есть способ лучше. Речь идет о сотрудничестве со специализированными архивными компаниями, способными оказать необходимое содействие в создании архива той или иной организации. Более того! Подобные исполнители нередко берут на себя все функции по архивному хранению документов.

    Данная услуга имеет название «внеофисное хранение» и получает в последнее время все большее распространение. А все потому, что, воспользовавшись ею, компания-клиент освобождает себя от очень многих хлопот, связанных с созданием архива. Это позволяет, в конечном итоге, сэкономить административные и финансовые ресурсы, направив их в более нужное для бизнеса «русло».

    Тем более что специализированные фирмы берут на себя на только хранение документации, но и ее обработку. Речь идет о составлении описи актов, индексации бумаг с использованием современных программ штрихового кодирования, фотокаталогизации, а также сканировании документов с последующим распознаванием информации. В результате удается создать не только бумажный, но и электронный архив, что, по современным меркам, более чем актуально. Это, в частности, позволяет представителям компаний-заказчиков работать с архивной информацией в любом месте и в любое время. Все, что нужно, компьютер и доступ к интернету. Современные электронные архивы, создаваемые профессионалами, не нуждаются в специальном оборудовании и не требуют обучения персонала для работы с ними.

    Одним из крупнейших центров, оказывающих эти, а также многие другие аналогичные услуги является компания ОСГ, посетив сайт которой можно узнать о способах инициации сотрудничества с данным поставщиком услуг, а также получить полезные сведения об осуществляемых им мероприятиях.

    По материалам osgrm.ru, osgrm.ru.

    Ответить Подписаться
Газета зарегистрирована в Московском региональном управлении Роскомпечати. Свидетельство № А-349. Распространяется по району Замоскворечье (жилые дома, предприятия, организации) с 1993 г. Периодичность - 1 раз в месяц. Тираж 16200 экз.
© 1999-2014 "Вестник Замоскворечья". 115093, г. Москва, ул. Б. Серпуховская, д. 40, стр. 2. Тел. (495) 943-03-81, (910) 424-56-71.