ТСЖ: Вопрос-Ответ. № 13/2010
- Какие документы обязано вести ТСЖ?
- ТСЖ - юридическое лицо. И еще до момента регистрации у него появляются официальные документы. Это, прежде всего, протокол общего собрания и Устав. Потом обязательно появятся бланки заявления на вступление в ТСЖ, журнал учета заявок от собственников, приходные кассовые ордера, различные списки и так далее. И очень важно с первого дня создания ТСЖ, а в идеале еще на этапе создания, очень четко и грамотно наладить делопроизводство.
Что для этого нужно? В идеале для этого нужен опытный, собранный и очень внимательный человек. Который будет скрупулезно собирать все документы, классифицировать их и определять на хранение, вести учет всех поступающих заявок от собственников, журналы регистрации документов и телефонограмм, электронных и обычных писем; фиксировать документально исполнение заявок. Также для организации делопроизводства непременно потребуются должностные инструкции, которые должны быть разработаны, утверждены и приняты к исполнению.
Конечно, очень много входящих и исходящих документов ТСЖ связаны с бухгалтерским учетом - это счета, накладные, платежные документы для банка, чеки, расписки. Поэтому часто можно встретить ситуацию, когда бухгалтер одновременно является и делопроизводителем. Но все-таки в процессе повседневной деятельности важно также фиксировать документы, которые не связаны с движением денежных средств. И для начала нужно классифицировать эти документы, распределяя на три группы: входящие, исходящие и внутренние.